for bestyrelsen for Houborg Plantage A/S
Valg af formand: Bestyrelsen vælger sin formand. En direktør i selskabet kan ikke vælges til formand.
Møder: Bestyrelsen afholder normalt møde 4 gange årligt og iøvrigt når dette bestemmes af formanden.
Formanden er pligtig til at foranledige indkaldt til bestyrelsesmøde, når dette er nødvendigt,
eller når dette begæres af et medlem af bestyrelsen, direktionen eller selskabets revisor.
Indkaldelse: Bestyrelsesmøder indkaldes med angivelse af dagsorden sker almindeligvis med mindst 7 dages varsel ved brev eller pr. e-mail.
Beslutnings-dygtighed: Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når behørig indkaldelse har fundet sted, og når over halvdelen af samtlige medlemmer, herunder formanden, er tilstede.
Spørgsmål afgøres ved simpel stemmeflerhed. Ved stemmelighed er formandens stemme udslaggørende.
I helt ganske ekstraordinære tilfælde og når bestyrelsens beslutning ikke kan afventes uden væsentlig ulempe for selskabets virksomhed, kan dispositioner foretages af formanden på egen hånd. Formanden har pligt til snarest muligt derefter at orientere bestyrelsen om de trufne dispositioner, og foranledige disse indført i bestyrelsesprotokollen.
Bestyrelsesarbejdet: Bestyrelsen og direktionen forestår ledelsen af selskabet anliggender. Formanden har den daglige kontakt til Hedeselskabet. Direktionen varetager den daglige ledelse af selskabets øvrige anliggender. Med henblik på at sikre en adskillelse mellem bogføring og kassefunktionen kan direktionen ikke udføre transaktioner på over kr. 25.000,00 uden et andet bestyrelsesmedlem har godkendt og påtegnet grundbilaget.
Forhandlingsprotokol: Der føres en forhandlingsprotokol over forhandlingerne og de af bestyrelsen tagne beslutninger. Forhandlingsprotokollen underskrives af de medlemmer, som er tilstedeværende
på bestyrelsesmødet. Ikke tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer har pligt til at gøre sig bekendt med protokollaterne og til at forsyne disse med underskrevet påtegning herom. Direktionen fremsender efter hvert bestyrelsesmøde et mødereferat i punkt form indeholdende, hvem der er ansvarlig for de enkelte beslutningspunkter.
Årsregnskab: Det af direktionen aflagte årsregnskab med tilhørende beretning skal behandles på et bestyrelsesmøde forud for den ordinære generalforsamling. Regnskabsmaterialet skal være bestyrelsens medlemmer i hænde senest 7dage før bestyrelsesmødet.
Revisionsprotokol: Ved bestyrelsesmøderne fremlægges selskabets revisions protokol. De i denne indførte protokollater underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer.
Således vedtaget af bestyrelsen den 15. maj 2006
